Informace o zpracování osobních údajů
V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní
údaje zpracováváme, za jakými účely, na základě jakých právních důvodů, po
jakou dobu je uchováváme, komu je můžeme zpřístupnit a jaká máte v souvislosti
se zpracováním osobních údajů práva.
Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména v souladu
s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o
ochraně osobních údajů, dále jen „obecné nařízení“), zákonem č. 110/2019 Sb., o
zpracování osobních údajů, a dalšími souvisejícími právními předpisy.
Meritum Kladno - Projekce s.r.o.
IČO: 285 44 391
se sídlem Lomená 310, 273 08 Pchery
telefon: +420 312 645 060
e-mail: projekce@meritumkladno.eu
V otázkách týkajících se zpracování osobních údajů nebo při
uplatňování svých práv nás můžete kontaktovat prostřednictvím výše uvedených
kontaktních údajů.
V souvislosti s naší činností zpracováváme zejména osobní
údaje:
- našich zákazníků a potenciálních zákazníků,
- zástupců a kontaktních osob zákazníků,
- dodavatelů, spolupracovníků a jejich kontaktních osob,
- vlastníků nemovitostí a dalších osob dotčených projektovou
nebo inženýrskou činností,
- osob uvedených v projektové, technické nebo jiné
související dokumentaci,
- osob, které s námi komunikují nebo nám zasílají dotazy a
poptávky,
- našich zaměstnancích,
- případně uchazečů o zaměstnání.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů se vždy odvíjí od
konkrétního účelu jejich zpracování.
V závislosti na konkrétním vztahu a účelu zpracování můžeme
zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:
zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa
bydliště nebo sídla podnikání, IČO, DIČ a podpis.
zejména telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa
nebo identifikátor datové schránky.
zejména údaje o zákazníkovi nebo dodavateli, jeho zástupcích
a kontaktních osobách, informace o objednaných nebo poskytovaných službách,
smlouvách, objednávkách, nabídkách a vzájemné komunikaci.
zejména fakturační údaje, bankovní spojení, údaje o platbách
a informace potřebné pro vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
zejména údaje o vlastnictví nebo jiném vztahu k
nemovitostem, identifikační a kontaktní údaje vlastníků, stavebníků, investorů,
zástupců, účastníků nebo dalších osob dotčených konkrétním projektem a údaje
obsažené v projektové, technické nebo související dokumentaci.
zejména obsah e-mailové, písemné nebo jiné komunikace a
informace o jejím průběhu.
pokud provádíme nábor zaměstnanců, může se jednat zejména o
údaje uvedené v životopisu, kontaktní údaje, informace o vzdělání, kvalifikaci
a předchozí pracovní zkušenosti.
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou pro
konkrétní účel zpracování přiměřené a nezbytné.
Osobní údaje získáváme především přímo od Vás, například při
jednání o zakázce, uzavírání a plnění smlouvy, prostřednictvím e-mailové nebo
telefonické komunikace nebo prostřednictvím našich internetových stránek.
V některých případech můžeme osobní údaje získat také z
jiných zdrojů, zejména:
- od našich zákazníků, dodavatelů a obchodních partnerů,
- od zaměstnavatele nebo jiné osoby, kterou zastupujete,
- od investora, stavebníka nebo jiné osoby zapojené do
projektu,
- od projektantů, architektů, odborných specialistů a
dalších spolupracujících osob,
- z projektové, technické nebo jiné dokumentace,
- od orgánů veřejné moci,
- z veřejně dostupných evidencí a rejstříků (např. katastr
nemovitostí), zejména z veřejných rejstříků, živnostenského rejstříku, registru
ekonomických subjektů nebo katastru nemovitostí,
- z dalších veřejně dostupných zdrojů.
Pokud jsme osobní údaje nezískali přímo od Vás, vztahuje se
na jejich zpracování také informační povinnost podle čl. 14 obecného nařízení.
|
Účel
zpracování |
Subjekty
údajů |
Právní
titul |
Doba
uchování |
|
Vedení personální a mzdové agendy Vznik, vedení a
ukončení pracovněprávních vztahů, personální evidence, evidence pracovní
doby, výpočet a výplata mzdy, zákonné odvody a další povinnosti
zaměstnavatele. |
Zaměstnanci a
bývalí zaměstnanci. |
Plnění smlouvy
podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení; splnění právní povinnosti podle čl. 6
odst. 1 písm. c) obecného nařízení; případně oprávněný zájem podle čl. 6 odst.
1 písm. f) obecného nařízení na ochraně a uplatňování práv správce. |
Po dobu trvání
pracovněprávního vztahu a následně zpravidla 3 roky od jeho skončení, není-li
pro konkrétní dokument stanovena nebo odůvodněna delší doba. Mzdové,
důchodové, daňové a další zákonem stanovené záznamy se uchovávají po dobu
vyžadovanou příslušnými předpisy; u mzdových listů a vybraných záznamů pro
účely důchodového pojištění může jít až o 45 kalendářních let. |
|
Spolupráce s externími spolupracovníky Uzavírání a
plnění smluv, zadávání a koordinace prací, komunikace, evidence provedených
činností a odměňování. |
Externí
spolupracovníci, zejména podnikající fyzické osoby (OSVČ). |
Plnění smlouvy
nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného
nařízení;
splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného
nařízení;
případně oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného
nařízení. |
Po dobu trvání
smluvního vztahu a následně zpravidla 10 let od jeho ukončení, zejména s
ohledem na ochranu a uplatňování právních nároků. Dokumenty podléhající
účetním nebo daňovým lhůtám se uchovávají nejméně po dobu vyžadovanou
příslušnými předpisy. |
|
Účetní, daňová a fakturační agenda Vedení
účetnictví, vystavování a evidence účetních a daňových dokladů, evidence
plateb, pohledávek a závazků. |
Zákazníci,
dodavatelé, obchodní partneři, externí spolupracovníci a podnikající fyzické
osoby. |
Především
splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného
nařízení;
podle okolností také plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného
nařízení nebo
oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení. |
Po dobu
stanovenou účetními a daňovými předpisy. Účetní doklady se zpravidla
uchovávají 5 let, účetní závěrka 10 let a daňové doklady podle zákona o DPH
10 let. Je-li dokument potřebný pro probíhající řízení, nezaplacenou
pohledávku nebo ochranu práv správce, může být uchován po nezbytně delší
dobu. |
|
Příprava, zpracování a vedení projektové dokumentace a
realizace zakázek Zpracování
projektové dokumentace, odborná příprava a koordinace projektu a komunikace
při realizaci zakázky. |
Objednatelé,
investoři, externí projektanti a spolupracovníci, kontaktní osoby zákazníků a
obchodních partnerů. |
Je-li subjekt
údajů smluvní stranou, plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného
nařízení.
U zaměstnanců, zástupců a kontaktních osob objednatelů a partnerů oprávněný
zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení. V rozsahu
povinností uložených právními předpisy také splnění právní povinnosti podle
čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení. |
Po dobu přípravy
a realizace zakázky a následně zpravidla 10 let od jejího ukončení nebo
předání projektové dokumentace. Je-li další uchování nezbytné z důvodu
trvajících smluvních povinností, odpovědnosti za projekt, probíhajícího
řízení nebo ochrany právních nároků, uchovávají se potřebné údaje po
odpovídající delší dobu. |
|
Zpracování údajů o vlastnících nemovitostí dotčených projektem Zjištění
vlastnických a jiných právních vztahů, identifikace dotčených vlastníků,
komunikace a zajištění podkladů pro přípravu a realizaci projektu. |
Vlastníci a
spoluvlastníci pozemků a staveb a další osoby oprávněné z práv k
nemovitostem. |
Oprávněný zájem
podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení spočívající v řádné přípravě a realizaci
projektu, zajištění projektantské a inženýrské činnosti a ochraně oprávněných
zájmů správce nebo objednatele projektu. |
Po dobu přípravy
a realizace projektu a následně zpravidla 10 let od ukončení zakázky, pokud
údaje nejsou nadále potřebné v souvislosti s majetkoprávním vypořádáním,
správním nebo soudním řízením či ochranou právních nároků. |
|
Zřizování a vypořádání věcných břemen a služebností Identifikace
vlastníků, jejich kontaktování, jednání o zřízení věcného břemene nebo
služebnosti, příprava smluv a souvisejících podkladů. |
Vlastníci a
spoluvlastníci dotčených nemovitostí a další oprávněné osoby. |
Především
oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení spočívající v
majetkoprávním vypořádání nezbytném pro přípravu nebo realizaci projektu.
Je-li subjekt údajů přímo smluvní stranou správce, také plnění smlouvy nebo
provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného
nařízení. |
Po dobu
projednávání a vypořádání věcného břemene nebo služebnosti a následně
zpravidla 10 let od dokončení majetkoprávního vypořádání nebo provedení
příslušného zápisu do katastru nemovitostí. Dokumenty potřebné k prokázání
existence nebo rozsahu příslušného práva mohou být uchovávány po dobu jeho
trvání. |
|
Majetkoprávní vypořádání nemovitostí dotčených projektem Ověřování
vlastnických vztahů, kontaktování vlastníků, získávání souhlasů, projednávání
právních vztahů a příprava smluv. |
Vlastníci,
spoluvlastníci a další osoby mající práva k dotčeným nemovitostem. |
Především
oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení. Pokud správce
uzavírá příslušnou smlouvu přímo se subjektem údajů, také plnění smlouvy nebo
provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) obecného
nařízení. |
Po dobu
majetkoprávního vypořádání a následně zpravidla 10 let od jeho dokončení,
případně po dobu delší, pokud je to nezbytné pro trvající právní vztah,
správní či soudní řízení nebo ochranu právních nároků. |
|
Projednání projektu s vlastníky a správci technické
infrastruktury a s dotčenými orgány Komunikace,
předávání projektových podkladů a získávání vyjádření, stanovisek, souhlasů a
dalších podkladů. |
Kontaktní osoby
vlastníků a správců technické infrastruktury, pracovníci dotčených orgánů a
další osoby podílející se na projednání projektu. |
V rozsahu
povinností vyplývajících z právních předpisů splnění právní povinnosti podle
čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení; v ostatních případech oprávněný zájem
podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení spočívající v řádné přípravě, projednání,
povolení a realizaci projektu. |
Po dobu
projednávání a realizace příslušného projektu a následně zpravidla 10 let od
ukončení zakázky, jsou-li dokumenty součástí projektového spisu nebo potřebné
pro doložení řádného projednání projektu. |
|
Ochrana práv a právních nároků Řešení reklamací
a sporů, uplatňování, prokazování a obhajoba právních nároků. |
Osoby, jejichž
údaje jsou obsaženy v dokumentaci související s konkrétním právním vztahem
nebo nárokem. |
Oprávněný zájem
podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení spočívající v ochraně práv správce a v
určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků. |
Po dobu trvání
příslušného právního vztahu a následně po dobu běhu relevantních promlčecích
lhůt, zpravidla nejdéle 10 let. Pokud je zahájeno správní, soudní, rozhodčí
nebo jiné řízení, mohou být údaje uchovávány až do jeho pravomocného skončení
a vypořádání souvisejících nároků. |
Poskytnutí některých osobních údajů je nezbytné pro uzavření
nebo plnění smlouvy. Bez těchto údajů nemusíme být schopni smlouvu uzavřít nebo
požadovanou službu poskytnout.
V některých případech nám povinnost zpracovávat určité
osobní údaje ukládají právní předpisy. V takovém případě nemůžeme zpracování
těchto údajů na žádost subjektu údajů ukončit, pokud povinnost jejich
zpracování nadále trvá.
Pokud osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, je
jejich poskytnutí dobrovolné a udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat.
K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je
potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.
Podle konkrétního účelu mohou být osobní údaje zpřístupněny
zejména:
- poskytovatelům IT služeb, softwarových řešení, cloudových
služeb, hostingu a elektronické komunikace,
- poskytovatelům účetních, daňových, právních a poradenských
služeb,
- externím projektantům, architektům, geodetům, technikům,
odborným specialistům a dalším osobám spolupracujícím na konkrétní zakázce,
- investorům, stavebníkům a dalším účastníkům projektu,
pokud je předání údajů pro realizaci projektu nezbytné,
- našim smluvním partnerům, pro které projekty vatváříme,
- pojišťovnám a pojišťovacím zprostředkovatelům při řešení
pojistných událostí,
- orgánům veřejné moci, soudům a dalším institucím, pokud
jim musí být osobní údaje poskytnuty na základě právních předpisů nebo je
jejich předání nezbytné pro přípravu či realizaci projektu,
- dalším příjemcům, pokud je jejich zapojení nezbytné pro
splnění konkrétního účelu zpracování.
Někteří z těchto příjemců zpracovávají osobní údaje jako
naši zpracovatelé a jsou při zpracování vázáni našimi pokyny. Jiní příjemci
mohou osobní údaje zpracovávat jako samostatní správci na základě vlastních
zákonných povinností nebo právních důvodů.
Osobní údaje standardně nepředáváme do zemí mimo Evropskou
unii nebo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím.
Při zpracování Vašich osobních údajů neprovádíme rozhodování
založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by
pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte v rozsahu
stanoveném obecného nařízení zejména:
Můžete se nás dotázat, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a
pokud ano, získat informace o jejich zpracování a za stanovených podmínek také
jejich kopii.
Pokud jsou Vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, můžete
požadovat jejich opravu nebo doplnění.
V případech stanovených obecným nařízením můžete požadovat
vymazání svých osobních údajů. Toto právo není absolutní a nelze jej uplatnit
například tehdy, pokud údaje musíme dále zpracovávat z důvodu splnění právní
povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
Za podmínek stanovených obecným nařízením můžete požadovat,
abychom zpracování Vašich osobních údajů omezili.
Pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu nebo na
smlouvě a zároveň probíhá automatizovaně, můžete za podmínek stanovených obecným
nařízením požadovat předání osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném
a strojově čitelném formátu.
Pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu, můžete jej
kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování
provedeného před jeho odvoláním.
Pokud osobní údaje zpracováváme na základě našeho
oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení, máte z důvodů
týkajících se Vaší konkrétní situace právo proti takovému zpracování vznést
námitku.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého
marketingu, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku kdykoliv.
Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů
dochází k porušování právních předpisů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Tím není dotčeno Vaše právo na soudní ochranu.
Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů
uvedených v části 1 tohoto dokumentu.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do
jednoho měsíce od jejího obdržení. Ve složitějších případech nebo s ohledem na
počet žádostí může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce; o takovém
prodloužení a jeho důvodech Vás budeme informovat.
V případě důvodných pochybností o totožnosti osoby, která
žádost podává, můžeme požadovat poskytnutí dodatečných informací potřebných k
ověření totožnosti.
Uplatnění práv je zásadně bezplatné. Pokud by však žádost
byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména pokud by se opakovala, můžeme
za podmínek stanovených obecným nařízením požadovat přiměřený poplatek nebo
žádosti odmítnout vyhovět.
Přijímáme odpovídající technická a organizační opatření s
cílem chránit osobní údaje před neoprávněným nebo protiprávním přístupem,
změnou, ztrátou, zničením, zpřístupněním nebo jiným zneužitím.
Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej
potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností a jsou vázány
odpovídající povinností mlčenlivosti nebo jinými povinnostmi při ochraně
osobních údajů.
Tyto informace můžeme průběžně aktualizovat, zejména v
případě změny způsobu zpracování osobních údajů, používaných služeb nebo
právních předpisů.
Aktuální verze je vždy zveřejněna na našich internetových
stránkách.
Poslední aktualizace: 1.10.2026
